Egy konferencia mellé szervezett közös programnál a résztvevők élménye és a napirend pontossága ugyanannyira fontos. Harminc vagy hatvan ember esetében ezért a csapatbeosztás, a pályakapacitás és az indulási időpontok előzetes összehangolása kerül a középpontba.

A szabadulószoba nagy csoportnak akkor működik igazán jól, ha nem egyetlen hatalmas társaságként kezeled a résztvevőket. Az Exit The Room pályáin jellemzően 2–6 fő játszik, így a nagy létszám kisebb, aktív csapatokra bontható.

Először ne pályát, hanem kapacitási modellt tervezz

Egy rendezvényszervező számára az első kérdés nem az, melyik tematika tetszik a legjobban. Előbb azt kell meghatározni, hány résztvevő érkezik, mennyi idő áll rendelkezésre, és egyszerre vagy több hullámban kell-e lejátszani a programot.

Az Exit The Room budapesti bemutatkozó oldala jelenleg 12 pályát jelez három belvárosi helyszínen. A két VI. kerületi helyszínen öt-öt, a Nagy Diófa utcában további két szoba szerepel. A legtöbb pályán 2–6 játékos vehet részt.

Ez jelentős rugalmasságot ad, a nyers szobaszámot ugyanakkor nem szabad automatikusan egyidejű férőhelyként kezelni. Az elérhetőséget, indulási idősávokat és konkrét helyszínkombinációt mindig az adott dátumra kell egyeztetni.

Negyven főből például nyolc csapat lehet

Egy 40 fős társaság könnyen felosztható nyolc, egyenként ötfős csapatra. Ez jó létszám egy kijutós játékhoz: elég résztvevő van ahhoz, hogy párhuzamosan gondolkodjanak, miközben mindenki hozzáférhet a feladatokhoz.

Ha az adott időpontban négy pálya használható a programhoz, két hullámban lehet gondolkodni. Négy csapat játszik, négy csapat pedig egy külön konferenciás programblokkban vesz részt, majd cserélnek.

Hatvan fő esetében például tíz darab hatfős vagy tizenkét ötfős csapat alakítható. Ilyen létszámnál már különösen fontos, hogy ne a helyszínen derüljön ki a csoportbeosztás. A résztvevők előre kapják meg a csapatszámot, a helyszínt, a kezdést és a találkozási pontot.

Szabadulószoba nagy csoportnak párhuzamos vagy rotációs rendszerben

A párhuzamos modell akkor ideális, ha az adott időpontban elegendő pálya áll rendelkezésre és a kezdések összehangolhatók. A program ilyenkor tömör marad: a csoportok közel azonos időben játszanak, majd együtt térnek vissza a konferencia következő részére.

A gyakorlatban az indulások nem minden idősávban esnek pontosan egybe. Az Exit The Room GYIK-je szerint teljesen azonos kezdést az első és utolsó idősávban tudnak biztosítani, más esetekben 15–30 perces eltérés is előfordulhat.

A rotációs modell erre eleve felkészül. A résztvevők egyik fele játszik, a másik networking-, kávé- vagy workshopblokkban vesz részt. Ezután cserélnek. Így az eltérő indulási idő kevésbé veszélyezteti a rendezvény teljes menetrendjét.

Mennyit hagyj egy 40 fős programra?

Maga a játék körülbelül 60 perc, az érkezéshez és felkészítéshez pedig az Exit The Room 10–15 perces előzetes érkezést kér. Egyetlen hullámra ezért szervezőként nem érdemes pontosan 60 perces naptárbejegyzést készíteni.

Párhuzamos rendszerben számolj érkezéssel, eligazítással, játékkal, rövid kijutás utáni rendeződéssel és a konferenciahelyszínre történő visszatéréssel. Rotáció esetén a második hullám ugyanezt a ciklust ismétli.

Egy 40 fős, két hullámra osztott program számára a 2,5–3 órás rendezvényablak életszerű kiindulópont lehet, ha a konferencia és a játékhelyszín közel van egymáshoz. A pontos menetrendet a kiválasztott pályák tényleges indulása alapján kell véglegesíteni.

A jó csoportbeosztás nem véletlenszerű

Egy céges rendezvény szabadulószoba programjánál a csoportbeosztás önmagában is szervezési eszköz. Ha az a cél, hogy különböző részlegek jobban megismerjék egymást, érdemes vegyes csapatokat létrehozni. Ha a konferencia munkacsoportokra épül, a meglévő egységek együtt is tarthatók.

Öt-hat fő körül minden csapatban legyen elegendő aktivitási lehetőség. A játék során jellemzően egyszerre kell megfigyelni, keresni, információt megosztani és logikai összefüggéseket felismerni.

Az Exit The Room csapatépítő anyaga szintén azt hangsúlyozza, hogy a játék kommunikációs és problémamegoldó helyzeteket teremt. A nagy rendezvény szempontjából ennek az az előnye, hogy a résztvevők kötött instrukciók nélkül kezdenek egymással együtt dolgozni.

Ne a recepción kezdődjön a csapatsorsolás

Harminc embernél még kezelhető lehet néhány utolsó pillanatos változás. Ötven-hatvan főnél minden plusz döntési pont késést okozhat.

A résztvevői tájékoztatóban ezért szerepeljen a csapatszám, a pontos cím, a gyülekező ideje, a kezdés és lehetőleg egy szervezői telefonszám. Ha több budapesti helyszín érintett, különösen fontos, hogy senki ne csak annyit kapjon információként, hogy „Exit The Room”.

Érdemes csapatfelelőst is kijelölni. Neki nem kell játékvezetővé válnia, egyszerűen ellenőrzi, hogy az öt-hat ember együtt érkezett-e meg. Ez apró szervezési lépésnek tűnik, egy 30 fős csoport szabadulószoba programjánál mégis sok percnyi bizonytalanságot előzhet meg.

A konferencia egész napos menetrendjébe is bele kell férnie

A szabadulószoba konferencia mellé általában délutáni vagy kora esti programként illeszkedik a legkönnyebben. Délelőtt megtarthatók az előadások és szakmai blokkok, ebéd után következhet még egy rövidebb plenáris rész, majd indulhat a közös aktivitás.

Ha a konferenciahelyszín és a játék között transzfer szükséges, annak idejét mindkét irányban hozzá kell adni a programhoz. Harminc embernél egy tízperces gyaloglás sem feltétlenül tíz perc, hiszen a csoportnak össze kell rendeződnie, kabátot felvenni és megtalálni a kijáratot.

A szabadulószoba nagy csoportnak szervezve ezért önálló rendezvényblokk legyen a napirendben. Ne egy 60 perces „lyukba” próbáld beilleszteni a teljes programot.

Catering előtt vagy után legyen a játék?

Közvetlenül egy nagy ebéd után nem feltétlenül a legjobb azonnal csoportokat mozgatni. Praktikus lehet 20–30 percet hagyni az ebéd lezárására, mosdóra, kávéra és a csapatok rendezésére.

Ha rotációs modellben dolgozol, a várakozó csoportnak kialakíthatsz egy könnyű catering- vagy networkingblokkot. A helyszíni étkezést ugyanakkor külön kell kezelni: az Exit The Room GYIK-je szerint a játéktér nem klasszikus rendezvényhelyszín, közös étkezés vagy hosszabb cateringprogram lebonyolítására nincs kialakítva.

Ezért a fő cateringet érdemes a konferencia helyszínén tartani. A szabadulószobás blokk legyen világos időhatárokkal rendelkező aktivitás, amely után a társaság visszatérhet a közös záráshoz.

A QITCH akkor is opció, ha a konferencia nem mozdítható

Nagy létszámnál előfordulhat, hogy a résztvevőket nem célszerű több belvárosi helyszín között mozgatni. Ilyenkor érdekes alternatíva lehet az Exit The Room QITCH nevű mobil formátuma, amely rendezvényhelyszínre is kitelepíthető.

A QITCH 20 perces, kompakt kihívásokkal működik, és kifejezetten csapatépítők, rendezvények vagy közösségi terek számára is kínálják. Az Exit The Room tájékoztatása szerint több játékláda is rendelkezésre bocsátható, így egy nagyobb rendezvényen párhuzamos aktivitási pontok alakíthatók ki.

Ez más logisztikát jelent, mint amikor a teljes közönség elhagyja a konferenciaközpontot. A program így akár a plenáris terem közelében vagy külön rendezvénytérben is megszervezhető.

Így mérhető a program sikere

Egy rendezvényszervező számára a jó program nem ér véget az utolsó csapat kijutásával. Érdemes megnézni, hányan vettek részt ténylegesen, mennyire tartotta magát a program az ütemezéshez, és milyen visszajelzéseket adtak a résztvevők.

Egy rövid utólagos kérdőívben kérdezhetsz az élményről, a csapatbeosztásról és a szervezés gördülékenységéről. A kijutási idő önmagában kevésbé fontos, hiszen a pályák nehézsége eltérhet.

Hasznosabb mutató, hogy a résztvevők mennyire érezték bevonónak a programot, és beszéltek-e róla a konferencia későbbi részében. Egy jó mellékrendezvény akkor tölti be a szerepét, ha új kapcsolódási pontot ad azoknak is, akik a szakmai blokkokban addig kevésbé találkoztak.

A pontos ajánlat a létszámmal kezdődik

Ha 30–60 fős konferenciához keresel programot, elsőként legyen meg a dátum, a körülbelüli létszám, a rendelkezésre álló időablak és a konferencia helyszíne. Ezekből már kialakítható, hogy párhuzamos játék, rotáció vagy kitelepülő megoldás működik jobban.

Az Exit The Room külön céges csapatépítő felületet működtet, ezért nagy rendezvénynél érdemes közvetlen ajánlatot kérni. Így a pályák tényleges elérhetőségét és az indulásokat is hozzá lehet igazítani a rendezvény menetrendjéhez.

Egy jól megszervezett szabadulószoba nagy csoportnak így nem jelent kapkodást vagy hosszú várakozást. Előre definiált csapatokkal, reális idősávokkal és megfelelő transzferrel egy egész napos konferencia természetes része lehet.